Procedura PRS 3 Problematiche Azioni, Rimedio e Correttive

Scopo
La presente procedura ha per scopo definire le modalità attraverso le quali i dipendenti o le altre parti interessate possono sporgere reclami o suggerire nei confronti dell’Alta Direzione e la Direzione gestisce tali reclami e suggerimenti con lo scopo di individuare aree di intervento su cui attuare azioni di miglioramento.
Campo di applicazione
La presente procedura si applica a tutte le segnalazioni di problematiche afferenti l’applicazione della SA 8000 nonché i reclami e le proposte di miglioramento sia scritte che verbali provenienti da tutte le parti interessate.
Responsabilità
La responsabilità dell'attuazione di questa procedura è del Rappresentante della Direzione e del Rappresentante dei Lavoratori, per quanto di propria competenza. Le attività sono svolte dal Rappresentante della Direzione e dal Rappresentante dei Lavoratori, nonché dal personale incaricato dell'attuazione dell'azione di rimedio e/o correttiva.
Attività
Sia i dipendenti che le parti esterne interessate possono inoltrare i loro reclami o suggerimenti all’Alta Direzione tramite il modulo gestione dei reclami e suggerimenti (Mod. RS 5) disponibile presso la sede centrale, le sedi operative e sul sito internet aziendale, oppure tramite la forma che ritengano più opportuna (e-mail, lettera, fax). I moduli possono essere compilati anche in maniera anonima e imbucati nell’apposita cassetta per le Segnalazioni SA 8000 posta nella sede centrale e nelle sedi operative, o consegnati direttamente al Rappresentante dei Lavoratori per la SA8000. Tutte le segnalazioni raccolte sono oggetto di un primo esame per la verifica della veridicità e della rilevanza di quanto segnalato, effettuato direttamente da colui che ha raccolto la segnalazione stessa. Sulla base di tale esame, il Rappresentante della Direzione o il Rappresentante dei Lavoratori decidono se trattare direttamente la problematica segnalata, attuando un’azione di rimedio, o se richiedere la convocazione di una riunione con la Direzione, per individuare una azione correttiva.
Nel primo caso, il Rappresentante della Direzione (o il Rappresentante dei lavoratori):
- analizza le cause di non conformità supportato, se necessario, dalle funzioni interessate;
- studia le possibili azioni di rimedio da intraprendere;
- individua l'azione di rimedio da intraprendere, provvede alle previste registrazioni e ne avvia l’attuazione. Il personale incaricato dell'attuazione dell'azione di rimedio approvata, realizza l'intervento programmato. A seguito della realizzazione dell’intervento, il Rappresentante della Direzione (o il Rappresentante dei lavoratori):
- rileva e registra i risultati dell'azione di rimedio;
- valuta l'efficacia dell'azione intrapresa;
- trasmette copia delle registrazioni alla Direzione, la quale qualora sia necessario un riesame del Sistema SA 8000, predispone la comunicazione per la convocazione dei partecipanti al riesame. Nel caso in cui il Rappresentante della Direzione (o il Rappresentante dei Lavoratori) reputino necessaria una riunione con la Direzione, gli stessi provvedono a contattare la Direzione per concordarne la data di attuazione.
Alla data concordata, il Rappresentante della Direzione/il Rappresentante dei Lavoratori:
- relaziona ai presenti sulla/e problematica/che riscontrata/e;
- ipotizza le possibili cause e le possibili azioni correttive;
- pianifica l’attuazione dell’azione correttiva, definendone tempi, modi e responsabilità.
Tutte le valutazioni effettuate e le decisioni prese sono verbalizzate a cura del Rappresentante della Direzione, che assicura la conservazione delle relative registrazioni. Trascorso il tempo per l’attuazione dell’azione correttiva individuata, il responsabile dell’attuazione (identificato nell’apposito modulo) provvede alla valutazione dell’efficacia dell’azione intrapresa ed alla relativa registrazione degli esiti. Tutte le problematiche riscontrate e le azioni implementate per la loro risoluzione sono valutate singolarmente ed in forma aggregata nel corso del riesame del SRS effettuato almeno annualmente da parte della Direzione. Il Rappresentante dei Lavoratori SA8000 fornisce al dipendente o al personale esterno che ha sporto il reclamo (qualora questi abbia dichiarato la sua identità) la comunicazione delle azioni di rimedio o correttive attuate od in atto. Nel caso in cui il reclamo non abbia “paternità” (reclamo anonimo) rende pubblica la soluzione adottata affiggendo in bacheca la comunicazione del piano di miglioramento in atto o l’attuazione della azione di rimedio al problema sollevato
Segnalazione e reclami all’Organismo di Certificazione ed al SAI
Le segnalazioni o i reclami possono essere inoltrate anche all’organismo di certificazione LRQA Italy (organismo di certificazione scelto per la certificazione del Sistema di Responsabilità Sociale) e al SAI (Social Accountability International con sede a New York che è l’ente che ha emanato la norma SA 8000) reperendo le modalità di contatto sugli stessi moduli per reclami e suggerimenti I reclami e i suggerimenti vanno in prima istanza inoltrati a CO.RI.SAR. sas; in caso di mancata risoluzione o di soluzione insoddisfacente, trascorso un termine di 30 giorni, è possibile rivolgersi direttamente all’ente di certificazione LRQA Italy. Qualora anche in questo caso si riscontri una mancata risoluzione o una soluzione insoddisfacente è possibile ricorrere al SAI.
Registrazione ed archiviazione
Le proposte di miglioramento ed i reclami sono archiviati a cura del Rappresentante della Direzione per la SA8000.

Rev. 0 del 29.07.2013

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